Khi hỏi giá in nhanh, nhiều doanh nghiệp thường nhận được mức giá khác nhau tùy theo số lượng. Từ đó xuất hiện một suy nghĩ khá phổ biến: đặt càng nhiều thì giá mỗi sản phẩm càng thấp.

Điều này thường đúng ở một mức độ nhất định, nhưng không có nghĩa cứ tăng số lượng là tổng chi phí sẽ giảm hoặc doanh nghiệp luôn có lợi khi đặt đơn lớn.

Giá in nhanh còn phụ thuộc vào kích thước, chất liệu, công nghệ in, số mặt, yêu cầu gia công và đặc biệt là khả năng sử dụng hết số sản phẩm sau khi in. Một đơn hàng có giá trên từng sản phẩm thấp nhưng tồn kho quá nhiều vẫn có thể khiến doanh nghiệp tốn kém hơn.

Giá in nhanh được tính như thế nào? Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá

Vì sao in số lượng nhiều thường có giá tốt hơn?

Khi sản xuất một đơn hàng, xưởng in phải thực hiện nhiều công đoạn từ tiếp nhận file, xử lý dữ liệu, chuẩn bị vật liệu, thiết lập thiết bị đến in và gia công.

Một phần thời gian và chi phí chuẩn bị này không tăng theo đúng tỷ lệ số lượng.

Ví dụ, nếu cùng một thiết kế, xưởng phải chuẩn bị sản xuất một lần rồi mới tiến hành in. Khi số lượng tăng, chi phí chuẩn bị được phân bổ trên nhiều sản phẩm hơn.

Vì vậy, chi phí tính trên từng sản phẩm thường có xu hướng giảm khi số lượng tăng.

Tuy nhiên, mức giảm không phải lúc nào cũng giống nhau. Khi số lượng tiếp tục tăng, các yếu tố khác như vật liệu, thời gian máy chạy, gia công và đóng gói vẫn phát sinh theo sản lượng.

Giá mỗi sản phẩm giảm nhưng tổng tiền vẫn tăng

Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt rõ.

Giả sử một sản phẩm có giá:

100 sản phẩm: 5.000 đồng/sản phẩm

500 sản phẩm: 3.500 đồng/sản phẩm

1.000 sản phẩm: 3.000 đồng/sản phẩm

Nhìn vào đơn giá, số lượng 1.000 sản phẩm rõ ràng có lợi hơn.

Nhưng tổng tiền lại tăng theo số lượng:

100 sản phẩm có tổng chi phí khoảng 500.000 đồng.

1.000 sản phẩm có tổng chi phí khoảng 3.000.000 đồng.

Vì vậy, câu hỏi quan trọng không phải là "in bao nhiêu thì đơn giá rẻ nhất?" mà là "in bao nhiêu là phù hợp với nhu cầu sử dụng?"

Số lượng ảnh hưởng đến giá in như thế nào?

Số lượng là một yếu tố quan trọng nhưng không phải yếu tố duy nhất quyết định báo giá.

Chi phí chuẩn bị sản xuất

Một đơn hàng thường cần xử lý file và chuẩn bị sản xuất trước khi in.

Khi số lượng tăng trong cùng một quy cách, phần chi phí chuẩn bị này có thể được phân bổ cho nhiều sản phẩm hơn.

Chi phí vật liệu

Giấy hoặc vật liệu là khoản chi phí gắn trực tiếp với số lượng.

In càng nhiều thì lượng vật liệu sử dụng càng lớn.

Thời gian sản xuất

Số lượng lớn cần nhiều thời gian vận hành thiết bị hơn. Vì vậy, tổng chi phí sản xuất vẫn tăng dù đơn giá trên từng sản phẩm có thể giảm.

Gia công

Nếu sản phẩm có cán màng, cắt, gấp, bế hoặc đóng cuốn, số lượng tăng cũng đồng nghĩa với khối lượng gia công tăng.

Do đó, không nên chỉ nhìn vào giá in mà bỏ qua các công đoạn hoàn thiện.

Có phải cứ tăng gấp đôi số lượng thì giá giảm một nửa?

Không.

Giá in không vận hành theo một công thức đơn giản kiểu "tăng số lượng gấp đôi thì đơn giá giảm một nửa".

Mức giá phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

• Loại sản phẩm
• Kích thước
• Chất liệu
• Số mặt in
• Công nghệ in
• Số lượng
• Gia công
• Quy cách đóng gói
• Yêu cầu về thời gian

Một đơn hàng 1.000 sản phẩm chưa chắc có đơn giá giảm theo cùng tỷ lệ so với đơn hàng 500 sản phẩm nếu quy cách hoặc công đoạn sản xuất khác nhau.

Khi nào tăng số lượng thực sự có lợi?

Tăng số lượng thường hợp lý khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tương đối chắc chắn.

Sản phẩm có thời gian sử dụng dài

Nếu brochure, name card hoặc tài liệu giới thiệu doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài mà không cần thay đổi thông tin, đặt số lượng lớn hơn có thể giúp giảm số lần sản xuất lại.

Nội dung ổn định

Khi thông tin trên sản phẩm ít thay đổi, nguy cơ tồn kho thấp hơn.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc đặt một lượng phù hợp để tận dụng mức giá tốt hơn.

Sản phẩm được sử dụng thường xuyên

Những ấn phẩm phát sinh nhu cầu liên tục có khả năng sử dụng hết số lượng đã đặt trong thời gian hợp lý.

Trong trường hợp này, đơn giá thấp hơn có thể mang lại lợi ích thực tế.

Quy cách không quá phức tạp

Các sản phẩm có cùng thiết kế, cùng chất liệu và quy cách ổn định thường dễ xây dựng phương án sản xuất theo số lượng.

Khi nào không nên cố tăng số lượng?

Có những trường hợp đặt nhiều hơn lại tạo ra lãng phí.

In nhanh gấp trong ngày có phát sinh thêm chi phí không?

Nội dung thường xuyên thay đổi

Nếu tài liệu có thông tin về giá bán, chương trình khuyến mãi, địa chỉ, số điện thoại hoặc sản phẩm thường xuyên cập nhật, in quá nhiều có thể khiến một phần tồn kho trở nên khó sử dụng.

Chỉ dùng cho một sự kiện

Nếu doanh nghiệp cần flyer, backdrop, tài liệu hoặc ấn phẩm phục vụ một chương trình cụ thể, nên dựa trên nhu cầu thực tế.

Đặt quá nhiều chỉ vì đơn giá thấp hơn có thể khiến sản phẩm dư thừa sau khi sự kiện kết thúc.

Thiết kế có khả năng thay đổi

Một bộ nhận diện, brochure hoặc profile đang trong quá trình hoàn thiện không phù hợp để in số lượng quá lớn.

Nếu thay đổi thiết kế sau đó, lượng sản phẩm tồn kho có thể không còn giá trị sử dụng.

Chưa biết nhu cầu thực tế

Với một sản phẩm mới, doanh nghiệp chưa có dữ liệu về mức tiêu thụ nên cần thận trọng khi đặt số lượng lớn.

Sản phẩm nào thường phù hợp với việc in số lượng lớn?

Không phải tất cả sản phẩm in nhanh đều có cùng cách lựa chọn số lượng.

Name card

Nếu thông tin cá nhân ổn định và thường xuyên sử dụng, có thể cân nhắc đặt số lượng phù hợp để tối ưu đơn giá.

Tuy nhiên, khi nhân sự thay đổi vị trí, số điện thoại hoặc chức danh, lượng name card cũ có thể không còn sử dụng được.

Flyer

Với flyer phục vụ một chiến dịch cụ thể, số lượng nên dựa trên quy mô phát và thời gian triển khai.

Không nên chỉ tăng số lượng để đạt mức giá thấp hơn nếu doanh nghiệp không có kế hoạch sử dụng hết.

Brochure

Brochure có nội dung ổn định và sử dụng trong thời gian dài có thể phù hợp với đơn hàng lớn hơn.

Nếu brochure liên quan đến sản phẩm hoặc chương trình thường xuyên thay đổi, cần cân nhắc lượng tồn kho.

Catalogue

Catalogue thường chứa nhiều thông tin nên chi phí thiết kế, in và gia công có thể đáng kể.

Nếu nội dung ổn định, đặt số lượng phù hợp có thể giúp tối ưu chi phí trên từng cuốn.

Profile doanh nghiệp

Profile thường có thời gian sử dụng dài hơn các tài liệu khuyến mãi ngắn hạn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang thay đổi thông tin, dịch vụ hoặc bộ nhận diện, không nên in quá nhiều ngay từ đầu.

Nên hỏi báo giá theo nhiều mức số lượng

Thay vì chỉ hỏi giá cho một số lượng duy nhất, doanh nghiệp có thể yêu cầu xưởng báo giá theo một vài mốc.

Ví dụ:

• 100 sản phẩm
• 300 sản phẩm
• 500 sản phẩm
• 1.000 sản phẩm

Cách này giúp nhìn rõ mức chênh lệch giữa các phương án.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể biết mức số lượng nào bắt đầu mang lại hiệu quả về đơn giá và cân nhắc với nhu cầu thực tế.

Không cần yêu cầu quá nhiều mức nếu sản phẩm đơn giản. Chỉ vài phương án phù hợp cũng đủ để đưa ra quyết định.

Đừng chỉ so sánh đơn giá

Khi nhận báo giá, nên xem cả tổng chi phí.

Một báo giá có thể có đơn giá thấp nhưng tổng tiền cao vì số lượng lớn.

Ngược lại, đơn giá cao hơn một chút nhưng số lượng vừa đủ có thể giúp doanh nghiệp giảm tiền tồn kho và hạn chế lãng phí.

Có thể xem xét theo công thức:

Chi phí thực tế = Tổng tiền đặt in + chi phí phát sinh liên quan + giá trị sản phẩm tồn không sử dụng

Không phải lúc nào cũng cần tính thành con số chính xác. Điều quan trọng là doanh nghiệp nhìn nhận khoản tồn kho như một phần của quyết định mua hàng.

Tồn kho có thể làm mất lợi ích của việc in số lượng lớn

Giả sử doanh nghiệp đặt 2.000 flyer vì mức giá trên từng sản phẩm thấp hơn.

Sau chiến dịch, doanh nghiệp chỉ sử dụng 1.200 flyer.

800 sản phẩm còn lại không thể dùng cho chương trình khác vì nội dung đã hết thời hạn.

Khi đó, phần tiền tiết kiệm được từ đơn giá thấp hơn có thể không còn nhiều ý nghĩa.

Tình huống này đặc biệt dễ xảy ra với:

• Flyer khuyến mãi
• Voucher
• Bảng giá
• Tài liệu sự kiện
• Ấn phẩm có ngày tháng
• Tài liệu chứa thông tin sản phẩm dễ thay đổi

Vì vậy, chi phí của sản phẩm không sử dụng cũng cần được tính khi lựa chọn số lượng.

In nhiều lần hay in một lần số lượng lớn?

Đây là câu hỏi thực tế mà nhiều doanh nghiệp gặp phải.

Nếu sản phẩm có nội dung ổn định và nhu cầu sử dụng đều, in số lượng lớn trong một lần có thể giúp giảm số lần đặt hàng.

Nhưng nếu nhu cầu biến động hoặc nội dung thường xuyên thay đổi, chia thành nhiều đợt có thể an toàn hơn dù đơn giá từng đợt không thấp bằng.

Doanh nghiệp cần cân đối giữa hai yếu tố:

Lợi ích từ đơn giá thấp hơn

và

Rủi ro tồn kho hoặc lỗi thời nội dung

Phương án tốt là phương án có tổng chi phí hợp lý trong toàn bộ thời gian sử dụng sản phẩm.

Có nên gom nhiều sản phẩm vào cùng một đơn hàng?

Gom đơn có thể thuận tiện trong một số trường hợp nhưng không nên áp dụng máy móc.

Ví dụ doanh nghiệp cần brochure, flyer và name card trong cùng một thời điểm. Có thể trao đổi với xưởng về khả năng sản xuất và giao hàng phù hợp.

Tuy nhiên, mỗi sản phẩm có quy cách khác nhau nên không phải lúc nào gom đơn cũng tạo ra mức tiết kiệm đáng kể.

Điều cần quan tâm vẫn là:

• Tổng chi phí
• Thời gian sản xuất
• Khả năng sử dụng hết sản phẩm
• Quy cách từng loại
• Chi phí giao hàng nếu có

Số lượng lớn có thể giúp tiết kiệm thời gian đặt hàng

Lợi ích của việc đặt số lượng phù hợp không chỉ nằm ở đơn giá.

Nếu một loại sản phẩm được sử dụng thường xuyên và có nội dung ổn định, đặt đủ số lượng cho một khoảng thời gian nhất định có thể giúp doanh nghiệp giảm số lần:

• Chuẩn bị file
• Gửi yêu cầu báo giá
• Duyệt quy cách
• Theo dõi sản xuất
• Nhận hàng

Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp thường xuyên sử dụng cùng một loại ấn phẩm.

Tuy nhiên, vẫn cần tránh đặt vượt quá nhu cầu thực tế.

Làm thế nào để tìm mức số lượng hợp lý?

Có thể bắt đầu từ dữ liệu sử dụng thực tế thay vì chọn số lượng theo cảm tính.

Doanh nghiệp nên xem:

Mỗi tháng sử dụng bao nhiêu sản phẩm?

Sản phẩm có thường xuyên thay đổi nội dung không?

Bao lâu cần thiết kế hoặc cập nhật lại?

Có mùa cao điểm hay chiến dịch đặc biệt không?

Bao nhiêu sản phẩm thường bị tồn sau mỗi lần in?

Từ đó, doanh nghiệp có thể ước tính lượng cần dùng trong một khoảng thời gian nhất định.

Nếu chưa có dữ liệu, có thể bắt đầu với số lượng vừa phải, theo dõi mức sử dụng rồi điều chỉnh ở những đơn hàng tiếp theo.

Khi báo giá, nên trao đổi gì với xưởng in?

Để nhận được phương án phù hợp, doanh nghiệp không nên chỉ gửi câu hỏi "1.000 bản bao nhiêu tiền?".

Nên cung cấp đầy đủ:

• Loại sản phẩm
• Kích thước
• Số lượng dự kiến
• Chất liệu nếu đã xác định
• Số mặt hoặc số trang
• Yêu cầu gia công
• Thời gian cần nhận hàng

Sau đó có thể hỏi thêm:

"Với nhu cầu này, nếu điều chỉnh số lượng thì mức nào có đơn giá hợp lý hơn?"

Câu hỏi này giúp xưởng đưa ra các phương án để doanh nghiệp cân nhắc thay vì chỉ nhận một mức giá cố định.

Đừng tăng số lượng chỉ để đạt giá rẻ

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất khi đặt in nhanh.

Nếu doanh nghiệp cần 300 sản phẩm nhưng xưởng báo 500 sản phẩm có đơn giá tốt hơn, không nên mặc định chọn 500.

Hãy xem 200 sản phẩm thêm có khả năng được sử dụng hết hay không.

Nếu có, mức giá tốt hơn có thể đáng cân nhắc.

Nếu không, phần sản phẩm dư chính là chi phí mà doanh nghiệp phải trả để đổi lấy một đơn giá thấp hơn.

Vậy in nhanh số lượng càng nhiều có càng rẻ không?

Không phải lúc nào cũng vậy.

In số lượng nhiều thường có lợi thế về đơn giá vì một số chi phí chuẩn bị sản xuất có thể được phân bổ trên nhiều sản phẩm. Tuy nhiên, tổng tiền vẫn tăng theo số lượng và doanh nghiệp phải tính đến khả năng sử dụng hết sản phẩm.

Số lượng lớn thường phù hợp khi:

• Nhu cầu sử dụng ổn định
• Nội dung ít thay đổi
• Sản phẩm có thời gian sử dụng dài
• Doanh nghiệp có kế hoạch tiêu thụ rõ ràng

Ngược lại, nên thận trọng khi sản phẩm phục vụ một chiến dịch ngắn, có thông tin thường xuyên cập nhật hoặc chưa xác định được nhu cầu thực tế.

Mức số lượng tốt nhất không phải là mức có đơn giá thấp nhất, mà là mức giúp doanh nghiệp có đủ sản phẩm để sử dụng với tổng chi phí hợp lý và hạn chế tồn kho.

Nếu đang cần báo giá in nhanh, doanh nghiệp có thể cung cấp số lượng dự kiến cùng kích thước, chất liệu, quy cách và thời gian cần hàng. Xưởng in sẽ có cơ sở để tư vấn thêm các mức số lượng phù hợp thay vì chỉ báo một phương án duy nhất.

0.0           0 đánh giá

0% | 0

0% | 0

0% | 0

0% | 0

0% | 0

Cám ơn bạn đã gửi đánh giá cho chúng tôi! Đánh giá của bạn sẻ giúp chúng tôi cải thiện chất lượng dịch vụ hơn nữa.

5 4 3 2 1

Gửi ảnh thực tế

Chỉ chấp nhận JPEG, JPG, PNG. Dung lượng không quá 2Mb mỗi hình

Gửi