Doanh nghiệp mới thành lập cần in name card, brochure, catalogue hay tài liệu giới thiệu? Tìm hiểu cách xác định nhu cầu và đặt in hiệu quả.
In nhanh cho doanh nghiệp mới thành lập: Nên bắt đầu từ đâu?
Khi mới thành lập, doanh nghiệp thường phải chuẩn bị rất nhiều thứ cùng lúc: nhận diện thương hiệu, tài liệu giới thiệu, hồ sơ bán hàng, vật phẩm cho đội ngũ kinh doanh và các ấn phẩm phục vụ hoạt động hằng ngày.
Nếu chưa có kinh nghiệm đặt in, việc lựa chọn quá nhiều sản phẩm ngay từ đầu dễ khiến ngân sách bị phân tán. Một số ấn phẩm có thể chưa cần sử dụng nhưng vẫn được đặt với số lượng lớn, trong khi những tài liệu cần thiết lại chưa được chuẩn bị đúng quy cách.
Cách hợp lý hơn là bắt đầu từ nhu cầu sử dụng thực tế, xác định những ấn phẩm cần thiết nhất rồi mới quyết định số lượng, chất liệu và hình thức in.
Không có một danh sách cố định phù hợp với mọi doanh nghiệp. Nhu cầu in ấn phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, quy mô đội ngũ, hình thức bán hàng và cách doanh nghiệp tiếp cận khách hàng.
Một doanh nghiệp B2B có thể cần bộ tài liệu giới thiệu và name card cho nhân viên kinh doanh. Một cửa hàng bán lẻ lại ưu tiên menu, bảng giá, tem nhãn hoặc voucher. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện có thể cần poster, standee, brochure và các tài liệu phục vụ chương trình.
Một số nhóm ấn phẩm phổ biến gồm:
Điều quan trọng là không nên xem tất cả những sản phẩm này đều cần in ngay khi doanh nghiệp vừa bắt đầu hoạt động.
Trước khi gửi file cho xưởng in, hãy liệt kê những tình huống doanh nghiệp cần sử dụng tài liệu in.
Ví dụ, nhân viên kinh doanh có thường xuyên gặp khách hàng trực tiếp không? Doanh nghiệp có tham gia hội chợ, triển lãm hoặc sự kiện không? Khách hàng có cần tài liệu giới thiệu sản phẩm khi gặp trực tiếp không? Sản phẩm có cần tem nhãn hoặc bao bì in sẵn không?
Từ những câu hỏi này, doanh nghiệp có thể xác định nhóm ấn phẩm cần ưu tiên.
Đây thường là những sản phẩm phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh hằng ngày như name card, bảng giá, menu, tem nhãn hoặc tài liệu bán hàng.
Nếu tần suất sử dụng cao, nên ưu tiên chuẩn hóa thiết kế và quy cách ngay từ đầu để những lần đặt sau dễ thực hiện hơn.
Brochure, catalogue, profile hoặc folder phù hợp với doanh nghiệp cần gặp khách hàng trực tiếp hoặc cung cấp thông tin sản phẩm dưới dạng tài liệu.
Không nhất thiết phải in số lượng lớn ngay lần đầu. Doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu thực tế sau một thời gian hoạt động rồi điều chỉnh số lượng cho các lần in tiếp theo.
Poster, flyer, voucher hoặc các ấn phẩm quảng bá thường phụ thuộc vào từng chương trình cụ thể.
Với nhóm này, nên xác định rõ thời gian sử dụng trước khi đặt in để tránh tồn kho sau khi chương trình kết thúc.
Giá in phụ thuộc vào nhiều yếu tố như sản phẩm, kích thước, chất liệu, số lượng, công nghệ in và gia công.
Vì vậy, không nên chỉ hỏi "in bao nhiêu tiền một cái" khi chưa xác định rõ nhu cầu.
Doanh nghiệp nên dự tính số lượng dựa trên cách sử dụng thực tế.
Ví dụ, nếu một nhân viên kinh doanh trung bình sử dụng một lượng name card nhất định trong một khoảng thời gian, có thể dựa trên nhu cầu của đội ngũ thay vì đặt một số lượng rất lớn ngay từ đầu.
Với brochure hoặc catalogue, cần cân nhắc số khách hàng dự kiến tiếp cận và tần suất sử dụng.
Mục tiêu không phải là chọn số lượng thấp nhất mà là tìm mức số lượng hợp lý để tránh vừa thiếu hàng vừa tồn kho quá nhiều.
File thiết kế là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thành phẩm.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị một phiên bản file cuối cùng và thống nhất rõ với xưởng trước khi sản xuất.
Các thông tin cần kiểm tra gồm:
Đặc biệt, cần kiểm tra kỹ những thông tin không nên sai như số điện thoại, địa chỉ, website, mã QR, giá bán và thông tin liên hệ.
Nếu chưa có file thiết kế hoàn chỉnh, nên trao đổi với đơn vị in về khả năng hỗ trợ thiết kế hoặc kiểm tra file trước khi sản xuất.
Cùng một thiết kế nhưng chất liệu khác nhau có thể tạo ra cảm giác hoàn toàn khác.
Hình 1. Phiếu voucher in nhanh số lượng vừa phải cho chương trình khuyến mại của thương hiệu đồ uống
Name card cần độ cứng và cảm giác cầm phù hợp. Brochure có thể cần loại giấy giúp hình ảnh và màu sắc thể hiện tốt. Catalogue cần cân nhắc giữa độ dày, khả năng lật mở và chi phí. Tem nhãn lại có những yêu cầu riêng về bề mặt và khả năng sử dụng.
Doanh nghiệp mới thành lập thường có ngân sách cần kiểm soát chặt, nhưng chọn vật liệu chỉ vì rẻ có thể dẫn đến việc phải thay đổi hoặc in lại sau đó.
Cách tốt hơn là nói rõ mục đích sử dụng và ngân sách dự kiến để xưởng tư vấn phương án phù hợp.
Không phải sản phẩm nào cũng cần đặt số lượng lớn ngay từ lần đầu.
Có thể cân nhắc in số lượng cao hơn khi:
Ngược lại, nên thận trọng với những tài liệu có thông tin thường xuyên thay đổi như giá bán, chương trình khuyến mãi, địa chỉ hoặc danh mục sản phẩm.
Nếu nội dung có khả năng thay đổi trong thời gian ngắn, in quá nhiều có thể dẫn đến tồn kho và lãng phí.
Nếu ngân sách ban đầu chưa lớn, không nhất thiết phải đầu tư đồng thời vào tất cả các loại ấn phẩm.
Có thể ưu tiên theo thứ tự dựa trên mức độ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.
Những tài liệu nhân viên thường xuyên sử dụng nên được chuẩn bị trước.
Nếu doanh nghiệp có đội ngũ kinh doanh hoặc thường xuyên gặp khách hàng trực tiếp, các tài liệu giới thiệu sản phẩm có thể mang lại giá trị thiết thực.
Chỉ đặt khi đã xác định rõ kế hoạch và số lượng cần sử dụng.
Cách phân bổ này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dành phần lớn ngân sách cho những sản phẩm chưa thực sự cần thiết.
Với những sản phẩm quan trọng hoặc đơn hàng số lượng lớn, in test hoặc duyệt mẫu thực tế có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra màu sắc, chất liệu, kích thước và gia công trước khi sản xuất toàn bộ.
Hình 2. Cuốn giới thiệu chương trình đào tạo in nhanh để doanh nghiệp, tổ chức mới dùng ngay
Đặc biệt nên cân nhắc khi:
Bản test không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng có thể giúp doanh nghiệp mới hạn chế rủi ro khi chưa có nhiều kinh nghiệm về in ấn.
Một cuộc trao đổi rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh nhiều vấn đề về sau.
Nên xác nhận:
Sản phẩm: Kích thước và quy cách thành phẩm là gì?
Chất liệu: Loại giấy hoặc vật liệu nào phù hợp với mục đích sử dụng?
In ấn: Công nghệ in nào được sử dụng?
Gia công: Sản phẩm có cần cán màng, bế, gấp, đóng cuốn hoặc gia công khác không?
Số lượng: Mức số lượng nào phù hợp với nhu cầu?
Tiến độ: Thời gian sản xuất và giao hàng dự kiến bao lâu?
Mẫu: Có cần in test hoặc duyệt mẫu trước khi sản xuất không?
File: File cần chuẩn bị theo yêu cầu nào?
Doanh nghiệp càng cung cấp thông tin cụ thể, xưởng càng dễ tư vấn đúng phương án.
Với doanh nghiệp mới thành lập, giá rẻ không nên là tiêu chí duy nhất.
Một xưởng phù hợp nên có khả năng tư vấn từ khâu chọn sản phẩm, chất liệu, quy cách đến kiểm tra file và sản xuất.
Có thể đánh giá dựa trên:
Nếu doanh nghiệp dự kiến đặt in thường xuyên, nên ưu tiên một đơn vị có thể đồng hành lâu dài thay vì chỉ tìm nơi có giá thấp nhất cho từng đơn hàng.
Một quy trình đơn giản giúp người chưa có kinh nghiệm đặt in dễ kiểm soát hơn.
Hình 3. Bao đựng in nhanh thiết kế gọn, phù hợp bộ nhận diện của doanh nghiệp mới thành lập
Liệt kê sản phẩm cần in, mục đích sử dụng và thời gian cần hàng.
Kiểm tra nội dung, kích thước và các thông tin quan trọng trước khi gửi.
Cung cấp số lượng, chất liệu, quy cách và yêu cầu gia công.
So sánh phương án dựa trên chất lượng, tiến độ và tổng chi phí thay vì chỉ nhìn đơn giá.
Với những sản phẩm quan trọng, nên kiểm tra mẫu trước khi sản xuất số lượng lớn.
Chốt file, quy cách và thời gian giao hàng.
Kiểm tra số lượng, màu sắc, nội dung, kích thước, chất liệu và gia công.
Khi chưa biết nhu cầu thực tế, đặt số lượng lớn có thể tạo ra lượng tồn kho không cần thiết.
Một sản phẩm đẹp chưa chắc là sản phẩm doanh nghiệp cần sử dụng thường xuyên.
Giá thấp nhưng chất liệu hoặc quy cách không phù hợp có thể khiến tổng chi phí tăng nếu phải xử lý hoặc in lại.
Một lỗi nhỏ trong số điện thoại, địa chỉ hoặc giá bán có thể xuất hiện trên toàn bộ lô hàng.
Đặc biệt với ấn phẩm phục vụ sự kiện, cần thống nhất deadline ngay từ đầu thay vì chỉ hỏi "bao lâu có hàng".
Nếu phát hiện lỗi quá muộn, doanh nghiệp có thể không còn đủ thời gian để xử lý trước khi cần sử dụng.
Sau đơn hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên lưu lại toàn bộ thông tin sản xuất.
Có thể lưu:
Việc lưu trữ này tạo thành một bộ thông tin chuẩn cho những lần đặt tiếp theo.
Khi cần in lại, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật nội dung nếu có thay đổi thay vì bắt đầu lại từ đầu. Điều này đặc biệt hữu ích với name card, catalogue, brochure, tem nhãn hoặc các tài liệu được sử dụng định kỳ.
Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi "in sản phẩm nào rẻ nhất?", hãy bắt đầu bằng câu hỏi "doanh nghiệp cần tài liệu gì để hoạt động và bán hàng ngay bây giờ?"
Từ đó, xác định sản phẩm cần thiết, số lượng thực tế, thời gian sử dụng và ngân sách. Sau khi có những thông tin này, doanh nghiệp mới lựa chọn chất liệu, quy cách và phương án in.
Với những ấn phẩm quan trọng hoặc có số lượng lớn, nên cân nhắc duyệt mẫu trước khi sản xuất. Khi nhận hàng, kiểm tra ngay để kịp thời xử lý nếu phát sinh vấn đề.
Một quy trình đặt in rõ ràng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp mới tránh được nhiều chi phí không cần thiết, đồng thời tạo nền tảng để những lần đặt hàng sau diễn ra nhanh và thuận lợi hơn.
Nếu doanh nghiệp đang cần in nhanh name card, brochure, catalogue, profile, flyer hoặc các ấn phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh, nên cung cấp cho xưởng thông tin về mục đích sử dụng, số lượng và thời gian cần hàng để được tư vấn phương án phù hợp.
Cám ơn bạn đã gửi đánh giá cho chúng tôi! Đánh giá của bạn sẻ giúp chúng tôi cải thiện chất lượng dịch vụ hơn nữa.
ĐÁNH GIÁ SẢN PHẨM